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Blick hinter die Kulissen

Die Papierbändiger vom Posteingang: Hier kommen Ihre Briefe an

Martin Markowsky und Thomas Rau kümmern sich bei unserer Versicherung um die Digitalisierung der Post. Sie sorgen dafür, dass die eingehenden Briefe elektronisch an die richtige Abteilung weitergeleitet werden. Ein Interview.

Kommen im digitalen Zeitalter überhaupt noch Briefe bei einer Versicherung an?

Markowsky: Eine ganze Menge sogar. Allein am Standort München bekommen wir täglich rund 15.000 Briefe. Pro Jahr kommen für die Standorte München und Saarbrücken etwa 32 Millionen Seiten Papier zusammen. Wir sorgen dafür, dass diese noch am selben Tag digitalisiert und in unsere Versicherungssysteme übertragen werden.
Alles im Griff: Martin Markowsky (links) und Thomas Rau (rechts)

Wie läuft das ab?

Rau: Zuerst sortieren unsere Mitarbeiter die Briefe im zentralen Posteingang. Anschließend werden sie in die sogenannte Konfektion weitergeleitet. Dort werden die Umschläge maschinell geöffnet und der Inhalt durch unsere Mitarbeiter auf das Scannen vorbereitet. Dazu müssen sie zum Beispiel alle Arten von Heft- und Büroklammern entfernen, das Papier glätten, kleinere Belege einzeln auf Seiten kleben und mehrere Belege trennen. Ganz wichtig: Zusammengehörende Seiten eines Vorgangs müssen durch ein Trennblatt vom nächsten Vorgang abgegrenzt werden. 
Gut vorbereitet: Nhan Le macht die Dokumente für den Scanner startklar.

Das klingt aufwendig.

Markowsky: Das ist es auch, weil alles von Hand erledigt wird. Ein Mitarbeiter schafft am Tag rund 700 Briefe, die jede halbe Stunde zum Scannen gebracht werden. Einfacher wird es, wenn Kunden schon beim Einsenden darauf achten, uns lose Blätter ohne Klammern zu schicken. Bitte auf der ersten Seite unbedingt die Versicherungsnummer angeben. Das sorgt für eine schnelle Bearbeitung, wodurch unsere Kunden ihr Geld auch früher erhalten.

Die Unterlagen sind nun also perfekt sortiert. Was passiert dann damit?

Rau: Sie werden mit einem Hochleistungs-Scanner digitalisiert. Unsere Scanner verarbeiten rund 400 Blätter pro Minute. Die digitalen Unterlagen werden nach dem Scannen elektronisch in unsere Versicherungssysteme übertragen, wo sie die zuständigen Mitarbeiter weiter bearbeiten. Die Papier-Originale werden bei der Digitalisierung gekennzeichnet, strukturiert abgelegt und für sechs Wochen aufbewahrt. Danach werden sie unter strengen Datenschutzauflagen vernichtet. 
Auf Hochtouren: Dieser Scanner verarbeitet 400 Blätter pro Minute.

Spielt Datenschutz im Posteingang eine wichtige Rolle?

Markowsky: Selbstverständlich! Bei uns gehen hochsensible Unterlagen ein. Deshalb achten wir sehr auf den Schutz dieser Daten. So haben nur ausdrücklich berechtigte Mitarbeiter Zugang zu unseren Räumlichkeiten und Zugriff auf die Dokumente.
Veröffentlicht: 24.02.2016

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