Visual Frau auf Sofa mit Smartphone - sicher kommunizieren

Auf Nummer sicher:

Datenschutz in der E-Mail Kommunikation

Warum nutzen wir Verschlüsselung?

Sicherheit ist eine persönliche Angelegenheit – das gilt auch für E-Mails. Ohne Verschlüsselung können E-Mails im Internet jedoch relativ leicht abgefangen oder geändert werden. Aus diesem Grund sind E-Mails, die persönliche Daten enthalten, besonders geschützt.

Damit Sie sich keine Sorgen über die Sicherheit Ihrer Daten machen müssen, lassen wir Ihnen schützenswerte E-Mails grundsätzlich nur verschlüsselt zukommen. Je nach Sensibilität der E-Mail-Inhalte wählen wir das passende Verschlüsselungsverfahren aus. Wir setzen Standardverfahren ein und entwickeln diese stetig weiter. Unsere Verfahren gewährleisten:

Vertraulichkeit: Nur berechtigte Empfänger können die Inhalte lesen.

Datenschutz: Sichere Übertragung von Nachrichten die vertraulich behandelt werden müssen.

Verfahren für schützenswerte Daten

(z.B. Schadendaten, Versicherungsscheine, Angebote, etc)

Transportverschlüsselung / TLS

Standardmäßig nutzen wir grundsätzlich für jegliche E-Mail-Korrespondenz mindestens eine Transportverschlüsselung. Der Inhalt der E-Mail wird auf dem Transportweg zwischen uns und Ihrem E-Mail-Provider verschlüsselt und ist daher für Dritte nicht einsehbar.

Verschlüsselung & Empfang:
Die Verschlüsselung erfolgt im Rahmen des Übertragungswegs zwischen E-Mail-Versender und -Empfänger. Der Empfang erfolgt wie gewohnt über Ihr E-Mail-Programm. Eine zusätzliche Verschlüsselung ist nicht notwendig.

Einrichtung und Nutzung:
Für zahlreiche gängige Mailprogramme (z.B. GMX, WEB.DE, 1&1) ist TLS automatisch verfügbar. Die verwendeten Mailserver müssen TLS-fähig und korrekt konfiguriert sein. Nach einmaliger Einrichtung kann die Kommunikation über den normalen E-Mail-Versandweg erfolgen.

Verfahren für Versand besonders schützenswerter Daten

(z.B. Gesundheitsdaten)

S/MIME & PGP Verschlüsselung

S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions = sichere, vielseitige Internet Mail Erweiterung) und PGP (Pretty Good Privacy) sind Standards für die E-Mail Verschlüsselung.

Die Verschlüsselung erfolgt mittels bekanntem Zertifikat über eine Verschlüsselungsfunktion im E-Mail Programm. Das Zertifikat muss bei Sender und Empfänger bekannt sein. Die Kommunikation erfolgt dann wie gewohnt über ihr eigenes E-Mail Programm.

Verschlüsselung & Empfang:
Wenn Ihr E-Mail-Programm ein uns bekanntes Zertifikat nutzt, wird die Verschlüsselung automatisch aktiviert. Dies ist für die Mehrheit der gängigen E-Mail Provider der Fall. Über Möglichkeiten und Details informieren Sie sich bitte direkt bei ihrem Anbieter.

Einrichtung und Nutzung:
Die Einrichtung ist abhängig von Ihrem verwendeten E-Mail-Provider. Zertifikate können bei öffentlichen Anbietern wie Telekom, SwissSign, D-Trust oder QuoVadis erworben werden. Für nähere Informationen wenden Sie sich an den Anbieter ihres E-Mail-Programmes. Nach Erwerb und Einrichtung können Sie uns das Zertifikat über den Versand einer signierten E-Mail an eine UKV-Adresse übermitteln.

SafeMail der Union Krankenversicherung

Dieses Verfahren nutzen wir, falls die vorherigen Verschlüsselungsmethoden nicht verwendet werden können. Sie erhalten in dem Fall eine E-Mail an ihr normales E-Mail Programm mit einem Link zu SafeMail der Union Krankenversicherung.

Verschlüsselung & Empfang:
Bei SafeMail erhalten Sie per E-Mail einen Link, über den Sie die Nachricht auf einer sicheren Website aufrufen können. Die Mail sieht folgendermaßen aus:

Einrichtung und Nutzung:
Es ist keine Einrichtung erforderlich, da wir automatisch erkennen, ob S/MIME & PGP Verschlüsselung möglich ist. Sofern dies nicht der Fall ist, erhalten Sie bei Versand von streng vertraulichen Daten (z.B. Gesundheitsdaten) eine E-Mail mit dem Link zu einer sicheren Webseite. Nach Eingabe einer TAN, die wir an Ihre Mobilnummer senden, können Sie die Nachricht aufrufen und beantworten.

Kundenportal

Zusätzlich zu den genannten Verschlüsselungsverfahren gibt es die Möglichkeit, besonders schützenswerte Daten über unser Kundenportal zu erhalten. Hierfür ist eine Registrierung notwendig.

Verschlüsselung & Empfang:
Dokumente im sicheren elektronischen Postfach unserer Privat-, Firmen- und Kommunal-Portale werden für die gesamte Vertragslaufzeit sicher gespeichert und bleiben für die Empfänger jederzeit zugänglich.

Einrichtung und Nutzung:
Die Einrichtung des Kundenportals erfolgt über die Registrierung im Premiumservice.